Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Remstal Software GmbH
Höhenstraße 21
70736 Fellbach
Deutschland

Vertreten durch den Geschäftsführer: Marc Struwe
Registergericht: Amtsgericht Stuttgart · HRB 806935

Telefon: +49 172 7034528
E-Mail: info@remstalsoftware.de
Datenschutzanfragen: datenschutz@remstalsoftware.de

Für alle Anliegen rund um die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte erreichen Sie uns unter den vorgenannten Kontaktdaten.

2. Überblick über die Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website und unserer Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der DSGVO, des BDSG sowie des TDDDG.

3. Hosting und Infrastruktur

Unsere Website und Anwendung werden auf Microsoft Azure gehostet (Region: EU / Germany West Central). Der Hoster verarbeitet Zugriffsdaten (IP-Adressen, Zeitstempel, abgerufene Seiten) in Server-Logfiles.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren und effizienten Bereitstellung).

Auftragsverarbeitung: Mit Microsoft besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Microsoft ist ISO 27001, C5 und SOC 2 zertifiziert.

4. Besuch unserer Website

4.1 Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website werden automatisch folgende Daten erhoben:

• IP-Adresse (anonymisiert gespeichert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite / URL
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• Browser-Typ und -Version, Betriebssystem
• Übertragene Datenmenge

Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehleranalyse und zur Missbrauchsprävention genutzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: 30 Tage.

4.2 Technisch notwendige Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein (z.B. Session-Cookies, CSRF-Token). Diese werden nach Ende der Browser-Sitzung gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

4.3 Analyse- und Tracking-Tools

Wir setzen derzeit keine Analyse- oder Tracking-Tools (wie Google Analytics, Matomo o.ä.) ein. Sollte sich dies ändern, wird diese Datenschutzerklärung aktualisiert und ggf. eine Einwilligung über ein Cookie-Banner eingeholt.

4.4 Schriftarten (Webfonts)

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten werden ausschließlich von unseren eigenen Servern ausgeliefert. Es findet keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen externen Schriftanbieter statt. Ihre IP-Adresse wird dabei nicht an Dritte übermittelt.

4.5 Live-Demo unseres Karriere-Widgets

Auf den Seiten „Demo" und „Produkt-Demo" binden wir eine funktionsfähige Vorschau unseres Karriere-Widgets ein. Beim Aufruf wird eine Verbindung zu unserer eigenen Demo-Infrastruktur hergestellt, um die angezeigten Beispiel-Stellenanzeigen zu laden. Dabei verarbeiten wir die technisch erforderlichen Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Inhalte).

Die Demo ist funktionsfähig: Wenn Sie das Formular ausfüllen oder eine Datei hochladen, werden diese Angaben tatsächlich an unsere Systeme übertragen und dort gespeichert. Wir weisen unmittelbar am Widget darauf hin und bitten ausdrücklich darum, keine echten Bewerbungsunterlagen und keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) einzugeben. Es findet kein reales Bewerbungsverfahren statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Präsentation unseres Produkts) sowie, für freiwillig eingegebene Angaben, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Speicherdauer: Über die Demo eingegebene Testdaten werden regelmäßig, spätestens nach 30 Tagen, gelöscht. Sie können die Löschung jederzeit formlos unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten verlangen.

5. Kontaktaufnahme

5.1 Kontaktformular / E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, optional Telefonnummer sowie den Nachrichteninhalt) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Formularübermittlung: Für die technische Zustellung der über das Kontaktformular abgesendeten Anfragen setzen wir den externen Dienst Web3Forms ein. Die von Ihnen eingegebenen Daten werden dabei an den Anbieter dieses Dienstes übermittelt, der sie ausschließlich zur Weiterleitung an unser Postfach verarbeitet. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Speicherdauer: Anfragen und die zugehörige Korrespondenz löschen wir, sobald der Vorgang abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen, regelmäßig spätestens nach sechs Monaten. Führt die Anfrage zu einem Vertragsverhältnis, gelten die Fristen aus Ziffer 6.1.

6. Nutzung unserer SaaS-Plattform

6.1 Registrierung und Kundenkonto

Bei der Registrierung erheben wir: Firmenname, Ansprechpartner (Name, E-Mail, Telefon), Rechnungsadresse und Zahlungsdaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: Für die Dauer der Vertragsbeziehung zzgl. gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (6 bzw. 10 Jahre).

6.2 Verarbeitung von Bewerberdaten (Auftragsverarbeitung)

Wir verarbeiten Bewerberdaten im Auftrag unserer Kunden gemäß Art. 28 DSGVO. Der Kunde ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung ergeben sich aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der Bestandteil unserer AGB ist.

6.3 KI-gestützte Funktionen

Unsere Software nutzt KI-Modelle für CV-Analyse, Matching und Textgenerierung. Dabei gelten folgende Grundsätze:

• Pseudonymisierung: Vor der Übertragung an KI-Provider werden direkte Identifikatoren durch Token ersetzt.
• Kein KI-Training: Kundendaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• Human-in-the-Loop: KI-Ergebnisse sind Vorschläge. Die finale Entscheidung trifft der Kunde.
• Verschlüsselung: Alle Datenübertragungen erfolgen TLS-1.3-verschlüsselt.

6.4 Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall (Art. 22 DSGVO)

Unsere Software trifft keine automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 Abs. 1 DSGVO, die gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Die KI erzeugt ausschließlich Vorschläge, Bewertungen und Ranglisten als Entscheidungshilfe. Ob eine Bewerbung weiterverfolgt, eingeladen oder abgelehnt wird, entscheidet stets eine natürliche Person beim jeweiligen Arbeitgeber.

Setzt ein Kunde die Software abweichend hiervon für vollautomatisierte Entscheidungen ein, ist er als Verantwortlicher selbst dafür zuständig, die Voraussetzungen des Art. 22 DSGVO einzuhalten. Vertraglich ist eine solche Nutzung nicht vorgesehen.

6.5 Transparenz nach der KI-Verordnung (EU) 2024/1689

KI-Systeme, die für die Auswahl und Bewertung von Bewerbungen eingesetzt werden, gelten nach Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung als Hochrisiko-KI-Systeme. Wir sind insoweit Anbieter, unsere Kunden sind Betreiber des Systems. Welche Informationen wir bereitstellen, wie die menschliche Aufsicht ausgestaltet ist und welche Pflichten Betreiber gegenüber Beschäftigten und Bewerbern treffen, haben wir gesondert zusammengestellt: KI-Transparenz.

7. Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe, Inc. (Irland/USA). Stripe verarbeitet Zahlungsdaten als eigenständiger Verantwortlicher bzw. Auftragsverarbeiter. Stripe ist PCI-DSS-zertifiziert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. E-Mail-Kommunikation

Für den Versand von Transaktionsmails und Benachrichtigungen nutzen wir Brevo (Sendinblue) GmbH, Deutschland. Es besteht ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO.

Sofern Sie unseren Newsletter abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Widerruf jederzeit möglich (Abmeldelink in jeder E-Mail).

9. Auftragsverarbeiter und Drittlandtransfers

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein:

Drittlandtransfers: Soweit Daten in die USA übermittelt werden, stützen wir uns auf EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 sowie ggf. das EU-US Data Privacy Framework. Ergänzend setzen wir technische Schutzmaßnahmen ein (Pseudonymisierung, Verschlüsselung, Datenminimierung).

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf von Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Richten Sie Ihre Anfragen bitte an: info@remstalsoftware.de

11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

12. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt.

13. Datensicherheit

Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen ein:

• Verschlüsselung aller Daten at rest (AES-256) und in transit (TLS 1.3)
• Multi-Faktor-Authentifizierung für alle administrativen Zugänge
• Rollenbasiertes Berechtigungskonzept (RBAC)
• Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetration Tests
• Tägliche verschlüsselte Backups mit Geo-Redundanz

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen, Leistungen oder Datenverarbeitungen anzupassen. Die aktuelle Fassung finden Sie stets auf unserer Website.