Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Remstal Software GmbH
Höhenstraße 21
70736 Fellbach
Deutschland

Vertreten durch den Geschäftsführer: Marc Struwe
Registergericht: Amtsgericht Stuttgart · HRB 806935

Telefon: +49 172 7034528
E-Mail: info@remstalsoftware.de
Datenschutzanfragen: datenschutz@remstalsoftware.de

Für alle Anliegen rund um die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte erreichen Sie uns unter den vorgenannten Kontaktdaten.

2. Überblick über die Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website und unserer Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der DSGVO, des BDSG sowie des TDDDG.

3. Hosting und Infrastruktur

Diese Website besteht aus fest erzeugten Seiten und wird über Deploy Now der IONOS SE in Deutschland ausgeliefert. Der Hoster verarbeitet Zugriffsdaten (IP-Adressen, Zeitstempel, abgerufene Seiten) in Server-Logfiles. Eine Datenbank steht hinter dieser Website nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren und effizienten Bereitstellung).

Die Software (SaaS-Plattform für unsere Kunden) wird auf Microsoft Azure betrieben (Region: EU / Germany West Central). Mit Microsoft besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Microsoft ist ISO 27001, C5 und SOC 2 zertifiziert.

4. Besuch unserer Website

4.1 Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website werden automatisch folgende Daten erhoben:

• IP-Adresse (anonymisiert gespeichert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite / URL
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• Browser-Typ und -Version, Betriebssystem
• Übertragene Datenmenge

Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehleranalyse und zur Missbrauchsprävention genutzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: 30 Tage.

4.2 Cookies und lokale Speicherung

Diese Website setzt selbst keine Cookies. Gespeichert wird allein die von Ihnen gewählte Farbdarstellung (hell oder dunkel), und zwar im lokalen Speicher Ihres Browsers. Dieser Eintrag verlässt Ihr Gerät nicht und erreicht uns nicht. Sie können ihn jederzeit über die Browsereinstellungen löschen. Sobald Sie über die Cookie-Einstellungen entscheiden, kommt ein zweiter Eintrag hinzu, der Ihre Auswahl, den Zeitpunkt und die Version der Einstellungen festhält; auch er bleibt auf Ihrem Gerät. Über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile können Sie Ihre Auswahl jederzeit ändern oder widerrufen.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (für die von Ihnen angeforderte Darstellung unbedingt erforderlich).

4.3 Analyse- und Tracking-Tools

Wir setzen derzeit keine Analyse- oder Tracking-Tools (wie Google Analytics, Matomo o.ä.) ein. Sollte sich dies ändern, wird diese Datenschutzerklärung aktualisiert und ggf. eine Einwilligung über ein Cookie-Banner eingeholt. Die dafür nötige Einwilligungsverwaltung ist bereits eingerichtet: optionale Technologien werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung geladen, und solange keine eingetragen ist, fragt die Website nichts, weil es nichts zu entscheiden gibt.

4.4 Schriftarten (Webfonts)

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten werden ausschließlich von unseren eigenen Servern ausgeliefert. Es findet keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen externen Schriftanbieter statt. Ihre IP-Adresse wird dabei nicht an Dritte übermittelt.

5. Kontaktaufnahme

5.1 E-Mail und Telefon

Diese Website enthält kein Kontaktformular. Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch erreichen, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, Unternehmen sowie den Inhalt Ihrer Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Speicherdauer: Anfragen und die zugehörige Korrespondenz löschen wir, sobald der Vorgang abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen, regelmäßig spätestens nach sechs Monaten. Führt die Anfrage zu einem Vertragsverhältnis, gelten die Fristen aus Ziffer 6.1.

5.2 Terminbuchung für das Erstgespräch

Die Schaltflächen für das Erstgespräch führen auf ein externes Buchungssystem, Microsoft Bookings, das wir im Rahmen unseres Microsoft 365-Kontos nutzen. Der Aufruf erfolgt erst, wenn Sie die Schaltfläche anklicken; die Seite öffnet sich in einem neuen Tab. Beim Aufruf dieser Website selbst wird noch keine Verbindung zu Microsoft hergestellt.

Für die Buchung geben Sie dort Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse an und bestätigen die Adresse mit einem Code, den Microsoft Ihnen per E-Mail schickt. Diese Angaben erreichen uns als Termineintrag in unserem Kalender. Für den Aufruf der Buchungsseite gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Microsoft.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage).

Speicherdauer: Termine und die zugehörigen Kontaktangaben behandeln wir wie eine Anfrage nach Ziffer 5.1.

6. Nutzung unserer SaaS-Plattform

6.1 Registrierung und Kundenkonto

Bei der Registrierung erheben wir: Firmenname, Ansprechpartner (Name, E-Mail, Telefon), Rechnungsadresse und Zahlungsdaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: Für die Dauer der Vertragsbeziehung zzgl. gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (6 bzw. 10 Jahre).

6.2 Verarbeitung von Bewerberdaten (Auftragsverarbeitung)

Wir verarbeiten Bewerberdaten im Auftrag unserer Kunden gemäß Art. 28 DSGVO. Der Kunde ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung ergeben sich aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der Bestandteil unserer AGB ist.

6.3 KI-gestützte Funktionen

Unsere Software nutzt KI-Modelle für CV-Analyse, Matching und Textgenerierung. Dabei gelten folgende Grundsätze:

• Pseudonymisierung: Vor der Übertragung an KI-Provider werden direkte Identifikatoren durch Token ersetzt.
• Kein KI-Training: Kundendaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• Human-in-the-Loop: KI-Ergebnisse sind Vorschläge. Die finale Entscheidung trifft der Kunde.
• Verschlüsselung: Alle Datenübertragungen erfolgen TLS-1.3-verschlüsselt.

6.4 Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall (Art. 22 DSGVO)

Unsere Software trifft keine automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 Abs. 1 DSGVO, die gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Die KI erzeugt ausschließlich Vorschläge und Hinweise als Entscheidungshilfe: sie zeigt je Anforderung einer Stelle, was in den Unterlagen belegt ist und wo es steht, und welche Fragen offen bleiben. Die Einschätzung bezieht sich dabei immer auf das Paar aus Bewerbung und Stelle, nicht auf eine Person unabhängig von einer Stelle. Ob eine Bewerbung weiterverfolgt, eingeladen oder abgelehnt wird, entscheidet stets eine natürliche Person beim jeweiligen Arbeitgeber.

Setzt ein Kunde die Software abweichend hiervon für vollautomatisierte Entscheidungen ein, ist er als Verantwortlicher selbst dafür zuständig, die Voraussetzungen des Art. 22 DSGVO einzuhalten. Vertraglich ist eine solche Nutzung nicht vorgesehen.

6.5 Transparenz nach der KI-Verordnung (EU) 2024/1689

KI-Systeme, die für die Auswahl und Bewertung von Bewerbungen eingesetzt werden, gelten nach Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung als Hochrisiko-KI-Systeme. Wir sind insoweit Anbieter, unsere Kunden sind Betreiber des Systems. Welche Informationen wir bereitstellen, wie die menschliche Aufsicht ausgestaltet ist und welche Pflichten Betreiber gegenüber Beschäftigten und Bewerbern treffen, haben wir gesondert zusammengestellt: KI-Transparenz.

7. Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe, Inc. (Irland/USA). Stripe verarbeitet Zahlungsdaten als eigenständiger Verantwortlicher bzw. Auftragsverarbeiter. Stripe ist PCI-DSS-zertifiziert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. E-Mail-Kommunikation

Für den Versand von Transaktionsmails und Benachrichtigungen nutzen wir Brevo (Sendinblue) GmbH, Deutschland. Es besteht ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO.

9. Auftragsverarbeiter und Drittlandtransfers

Für diese Website setzen wir außer dem Hosting nach Ziffer 3 keine Auftragsverarbeiter ein. Sie enthält keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge, keine externen Schriftarten und kein Formular. Die einzige Verbindung zu einem Dritten entsteht, wenn Sie die Terminbuchung nach Ziffer 5.2 aufrufen.

Für den Betrieb der Software setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein:

Drittlandtransfers: Soweit Daten in die USA übermittelt werden, stützen wir uns auf EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 sowie ggf. das EU-US Data Privacy Framework. Ergänzend setzen wir technische Schutzmaßnahmen ein (Pseudonymisierung, Verschlüsselung, Datenminimierung).

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf von Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Richten Sie Ihre Anfragen bitte an: info@remstalsoftware.de

11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

12. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt.

13. Datensicherheit

Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen ein:

• Verschlüsselung aller Daten at rest (AES-256) und in transit (TLS 1.3)
• Multi-Faktor-Authentifizierung für alle administrativen Zugänge
• Rollenbasiertes Berechtigungskonzept (RBAC)
• Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetration Tests
• Tägliche verschlüsselte Backups mit Geo-Redundanz

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen, Leistungen oder Datenverarbeitungen anzupassen. Die aktuelle Fassung finden Sie stets auf unserer Website.