Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich, Vertragsgegenstand, Rangfolge

• Diese AGB gelten für alle Verträge zwischen Anbieter und Kunde über die Bereitstellung und Nutzung der Software als SaaS einschließlich Support- und Zusatzleistungen.
• Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern (§ 13 BGB) erfolgt nicht.
• Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.
• Rangfolge (bei Widersprüchen): (1) Individualvertrag/Bestellung/Angebot, (2) Anlagen, (3) diese AGB.

§ 2 Begriffsbestimmungen

• Leistungsbeschreibung: Beschreibung der Produkte, Preise, Funktionsumfänge, Schnittstellen und Systemvoraussetzungen.
• SLA: Service-Level-Vereinbarung (Verfügbarkeit, Messung, Wartungsfenster, Credits, Supportprozesse).
• Kundendaten: alle Daten/Inhalte, die der Kunde in die Software einstellt oder durch Nutzung erzeugt.
• KI-Funktionen: Funktionen zur Analyse, Klassifizierung und Extraktion von Inhalten, zum Abgleich mit hinterlegten Anforderungen, zu Vorschlägen und zur Textgenerierung in Vertrieb und Recruiting.
• Nutzer: eine natürliche Person, für die ein persönlicher Zugang zur Software eingerichtet ist. Die Vergütung bemisst sich je Nutzer und Monat.

§ 3 Leistungsumfang

3.1 Hauptleistungen

Der Anbieter stellt dem Kunden die Software über das Internet zur Nutzung bereit. Angeboten werden drei Produkte, deren Umfang in der Leistungsbeschreibung steht:

• Sales CRM für die Vertriebsarbeit: Kontakte, vorbereitete Anrufliste, Gesprächsdokumentation, Angebote und Wiedervorlagen.
• Bewerbermanagement für die eigene Stellenbesetzung: Bewerbungseingang, Abgleich mit den Anforderungen der Stelle, Bewerberkommunikation, Stellenanzeigen und Karriereseite, Talentpool.
• Sales & Bewerber für Personaldienstleister: der Umfang beider Produkte, zusätzlich die Verknüpfung von Kundenbedarf, Stelle und Kandidat.

Der Anbieter darf die Software weiterentwickeln. Änderungen, die die vertragsgemäße Nutzbarkeit wesentlich beeinträchtigen, erfolgen nur aus wichtigem Grund und unter angemessener Vorankündigung.

3.2 Integrationen / Drittanbieter

Der Anbieter schuldet bei Drittanbieterleistungen regelmäßig nur die Anbindung im vertraglich vereinbarten Umfang, nicht die dauerhafte Verfügbarkeit des Drittanbieters.

§ 4 Verfügbarkeit, Wartung, Credits

Verfügbarkeit: 99,5 % im Jahresmittel gemäß SLA.

Ausgenommen: angekündigte Wartungsfenster (mind. 72 Std. vorher), höhere Gewalt, Störungen im Verantwortungsbereich des Kunden oder Dritter, Cyberangriffe.

Wartung: werktags 22:00 bis 06:00 Uhr (MEZ/MESZ).

Service-Credits: 5 % der monatlichen Grundvergütung je Prozentpunkt unter 99,5 %, max. 25 % pro Monat.

§ 5 Support und Kundenbetreuung

• Supportkanäle: E-Mail und Telefon, dazu ein persönlicher Ansprechpartner. Ein Ticketsystem setzt der Anbieter nicht ein.
• Supportzeiten: Mo bis Fr, 08:00 bis 18:00 Uhr (MEZ/MESZ), ausgenommen gesetzliche Feiertage in Baden-Württemberg.
• Der Support ist für alle drei Produkte gleich. Reaktionszeiten und Prioritäten gemäß SLA/Support-Policy.

§ 6 Vertragsschluss, Zugang, Nutzungsverwaltung

• Website-/Produktdarstellungen sind freibleibend und stellen kein bindendes Angebot dar.
• Annahme durch Auftragsbestätigung in Textform oder Freischaltung.
• Der Kunde schützt Zugangsdaten und konfiguriert Rollen/Berechtigungen angemessen.

§ 7 Vertragslaufzeit, Verlängerung, Kündigung

• Standard-Mindestlaufzeit: 12 Monate.
• Automatische Verlängerung um 12 Monate bei Nichtkündigung (3 Monate Frist).
• Kündigung in Textform (E-Mail ausreichend).
• Datenexport bis 30 Tage nach Vertragsende; danach Löschung.

§ 8 Vergütung, Abrechnung, Preisanpassung

8.1 Vergütung

Die Vergütung bemisst sich je Nutzer und Monat nach dem gewählten Produkt. Die Preise stehen in der Leistungsbeschreibung; die Zahl der Nutzer und der Abrechnungsrhythmus ergeben sich aus der Bestellung.

Einrichtung, Datenimport, die Einrichtung Ihrer Kriterien und Felder sowie die Schulung sind im Preis enthalten. Erweiterungen, die über den eingerichteten Umfang hinausgehen, werden vorher abgestimmt und in Textform vereinbart.

8.2 Zahlungsbedingungen

• Abrechnung monatlich/jährlich/zweijährig im Voraus.
• Rechnungen innerhalb von 14 Tagen zahlbar.
• Zahlungsarten: Überweisung, SEPA-Lastschrift, Kreditkarte.
• Verzugszinsen: 9 Prozentpunkte über Basiszinssatz.

8.3 Preisanpassung

Ankündigungsfrist 6 Wochen. Sonderkündigungsrecht bei Erhöhung > 5 %.

§ 9 Nutzungsrechte, Schutzrechte, Feedback

Der Anbieter räumt ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht ein. Kopieren, Dekompilieren und Reverse Engineering sind unzulässig.

§ 10 KI-Funktionen, Human-in-the-Loop

• KI-Funktionen liefern Vorschläge. Die finale Entscheidung trifft der Kunde.
• Keine vollautomatisierte Ablehnung ohne menschliche Prüfung.
• Der Kunde ist verantwortlich für AGG/DSGVO-Compliance.
• Keine Konfiguration zur Förderung rechtswidriger Diskriminierung.

§ 11 Pflichten des Kunden, Acceptable Use

Der Kunde sorgt für Systemvoraussetzungen und sichere Zugangsdaten. Unzulässig: rechtswidrige Inhalte, Spam, Umgehung von Limits, Belastungstests ohne Zustimmung, Malware.

§ 12 Datenschutz, Auftragsverarbeitung

• Verarbeitung nach DSGVO/BDSG.
• AVV nach Art. 28 DSGVO wird geschlossen.
• Datenstandort: Deutschland (soweit nicht abweichend vereinbart).
• TOMs im Security Addendum beschrieben.

§ 13 Mängel / Gewährleistung

Nacherfüllung nach Wahl des Anbieters. Verjährung: 12 Monate ab Kenntnis. Kein Gewährleistungsanspruch bei vertragswidriger Nutzung.

§ 14 Haftung

• Unbeschränkt: Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit, Leben/Körper/Gesundheit.
• Leichte Fahrlässigkeit bei Kardinalpflichten: vorhersehbarer, vertragstypischer Schaden.
• Haftungscap: 100 % der im letzten Vertragsjahr gezahlten Vergütung.

§ 15 Schutzrechte Dritter, Freistellung

IP-Freistellung durch Anbieter bei vertragsgemäßer Nutzung in Deutschland. Freistellung durch Kunde für Kundendaten und rechtswidrige Nutzung.

§ 16 Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen geheim. Dauer: während der Vertragslaufzeit und 5 Jahre darüber hinaus.

§ 17 Referenznennung

Nur nach vorheriger Zustimmung. Widerruf jederzeit möglich.

§ 18 Änderungen der AGB/Anlagen

Ankündigung 6 Wochen vorher in Textform. Widerspruch innerhalb von 4 Wochen möglich; bei Widerspruch Sonderkündigungsrecht.

§ 19 Schlussbestimmungen

• Textform für Änderungen/Ergänzungen; dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.
• Abtretung durch den Kunden nur mit Zustimmung.
• Deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
• Erfüllungsort ist der Sitz des Anbieters (Fellbach).
• Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters (Fellbach), sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. Der Anbieter ist berechtigt, auch am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden zu klagen.
• Salvatorische Klausel: Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

§ 1 Softwareübersicht

Die Software von Remstal Software GmbH wird als Software-as-a-Service bereitgestellt und in drei Produkten angeboten:

• Sales CRM: Vertriebsarbeit organisieren. Die richtigen Kontakte. Der nächste Schritt. Alles an einem Ort.
• Bewerbermanagement: eigene Stellen besetzen. Bewerbungen verstehen. Passende Menschen finden. Persönlich antworten.
• Sales & Bewerber: Kunden und Kandidaten verbinden. Kunden und Kandidaten verbinden. Den gesamten Prozess gestalten.

Die Einrichtung erfolgt für die Arbeitsweise des Kundenteams. Felder, Auswahlkriterien und Bezeichnungen werden dabei gemeinsam festgelegt.

§ 2 Produkte und Preise

In jedem Produkt enthalten: Einrichtung, Datenimport, Ihre Kriterien & Felder, Schulung.

Der Funktionsumfang der drei Produkte ist in § 3 beschrieben. Die Zahl der Nutzer, der Abrechnungsrhythmus und weitere Konditionen ergeben sich aus dem Angebot und der Bestellung (§ 8.1 AGB). Erweiterungen über den eingerichteten Umfang hinaus stimmen wir vorher ab und halten sie in Textform fest.

§ 3 Funktionsumfang je Produkt

Der Assistent gehört in allen drei Produkten zum Umfang. Er beantwortet Fragen zu vorhandenen Akten und bereitet Entwürfe vor. Schritte, die Daten anlegen, ändern oder versenden, führt er erst nach ausdrücklicher Bestätigung einer angemeldeten Person aus. Er arbeitet mit den Rechten dieser Person. Einschätzungen zu Bewerbungen beziehen sich stets auf eine konkrete Stelle.

§ 4 Systemvoraussetzungen

• Unterstützte Browser: Chrome, Firefox, Edge, Safari (aktuelle + Vorversion).
• Internetverbindung: mind. 5 Mbit/s empfohlen.
• JavaScript und Cookies müssen aktiviert sein.

§ 5 Datenexport

Für das Bewerbermanagement gilt:

• Bewerberdaten: CSV, JSON, PDF
• Stellenanzeigen: CSV, JSON
• Kommunikation: CSV, EML
• Reports: CSV, PDF, XLSX

Vollständiger DSGVO-konformer Datenexport über Admin-Oberfläche oder API möglich.

Für das Sales CRM wird der Umfang des Datenexports im Angebot und in der Bestellung festgelegt. Das Recht des Kunden auf Datenexport nach § 7 AGB bleibt davon unberührt.

§ 1 Verfügbarkeit

99,5 % im Jahresmittel. Berechnung:

§ 2 Wartungsfenster

• Regulär: Werktags 22:00 bis 06:00 Uhr (MEZ/MESZ).
• Angekündigt: Mind. 72 Stunden vorher per E-Mail.
• Notfall: Ohne Vorlauf bei dringenden Sicherheitsfällen.

§ 4 Service-Credits

Geltendmachung innerhalb von 30 Tagen in Textform; Verrechnung mit nächster Rechnung.

§ 5 Supportleistungen

Der Support ist für alle drei Produkte gleich. Es gibt keine nach Paketen gestaffelten Supportstufen.

• Kanäle: E-Mail und Telefon, dazu ein persönlicher Ansprechpartner.
• Zeiten: Mo bis Fr, 08:00 bis 18:00 Uhr (MEZ/MESZ), ausgenommen gesetzliche Feiertage in Baden-Württemberg.
• Ein Ticketsystem setzen wir nicht ein.

Die Reaktionszeiten richten sich nach der Priorität und nicht nach dem Produkt.

Reaktionszeiten nach Priorität

§ 1 Zutrittskontrolle

• Hosting in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland (ISO 27001, C5)
• Zugang nur für autorisiertes Personal mit MFA
• Elektronische Zutrittskontrolle mit Protokollierung
• Videoüberwachung und Alarmsysteme

§ 2 Zugangskontrolle

• Starke Passwörter (min. 12 Zeichen)
• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für alle Admin-Zugänge
• Automatische Sperrung nach Fehlversuchen
• RBAC mit Least-Privilege-Prinzip
• Vierteljährliche Rezertifizierung von Berechtigungen

§ 3 Zugriffskontrolle

• Granulares Berechtigungskonzept (Mandant/Rolle/Funktion)
• Audit Trail für alle Zugriffe auf personenbezogene Daten
• Verschlüsselung: AES-256 (at rest), TLS 1.3 (in transit)
• Strikte Mandantentrennung (Tenant Isolation)
• Pseudonymisierung für KI-Verarbeitungen

§ 4 Weitergabekontrolle

• TLS 1.3 für sämtliche Übertragungen
• Sichere API-Authentifizierung (API-Keys, OAuth 2.0)
• Dokumentierte Datenflüsse und Schnittstellenbeschreibungen

§ 5 Eingabekontrolle

• Vollständiges Audit-Logging mit Zeitstempel und User-ID
• Immutable Logs (Aufbewahrung mind. 12 Monate)
• Nachvollziehbare Versionshistorie

§ 6 Verfügbarkeitskontrolle

• Tägliche automatisierte Backups mit Geo-Redundanz
• Backup-Retention: 30 Tage (täglich), 12 Monate (monatlich)
• RPO: max. 4 Stunden / RTO: max. 8 Stunden
• Halbjährliche Disaster-Recovery-Tests

§ 8 Incident-Management

• Dokumentierter Incident-Response-Prozess
• Meldung an Kunden bei Critical/High: innerhalb 24 Stunden
• Post-Incident-Report innerhalb von 5 Werktagen

§ 9 Penetration Tests und Audits

• Jährliche externe Penetration Tests
• Monatliche automatisierte Schwachstellen-Scans
• Kritische Patches innerhalb 48 Std., hochkritische 24 Std.

§ 10 Softwareentwicklung (SDLC)

• Secure-by-Design-Prinzip
• Code Reviews vor jedem Deployment
• SAST, DAST, Dependency Scanning in CI/CD
• Getrennte Dev-/Staging-/Prod-Umgebungen

§ 1 Gegenstand und Dauer

• Bereitstellung und Betrieb der Software für Vertrieb und Recruiting als SaaS
• Speicherung und Verarbeitung von Kontakt- und Vorgangsdaten aus der Vertriebsarbeit
• Speicherung und Verarbeitung von Bewerberdaten, Stellenanzeigen und Kommunikation
• KI-gestützte Analyse von Inhalten und Abgleich mit den Anforderungen einer Stelle
• Reporting- und Analytics-Funktionen
• Technischer Support und Wartung

Dauer: entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags.

§ 3 Art der personenbezogenen Daten

• Stammdaten von Bewerbern (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten)
• Kontaktdaten von Ansprechpartnern bei Kunden und Interessenten des Verantwortlichen
• Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse)
• Kommunikationsdaten (E-Mail, Chat, Notizen)
• Abgleichsergebnisse (belegte und offene Anforderungen, Fundstellen dazu, die stellenbezogene Einschätzung der Passung)
• Nutzungsdaten (Login-Zeiten, Aktivitäten, IP-Adressen)

§ 4 Betroffene Personen

• Bewerber/innen und Kandidat/innen
• Mitarbeiter/innen und Nutzer/innen des Kunden
• Ansprechpartner/innen bei Kunden und Interessenten des Kunden
• Ansprechpartner/innen bei Personaldienstleistern

§ 5 Pflichten des Auftragsverarbeiters

• Verarbeitung ausschließlich auf dokumentierte Weisung
• Verpflichtung zur Vertraulichkeit
• TOMs gemäß Art. 32 DSGVO (siehe Security Addendum)
• Unterstützung bei Betroffenenrechten (Art. 15 bis 22 DSGVO)

§ 7 Subunternehmer

Einsatz gemäß Subprozessorenliste. Mitteilung vor Änderungen mit 30 Tagen Frist. Widerspruchsrecht innerhalb 14 Tagen.

§ 8 Drittlandtransfers

Nur auf Weisung oder gesetzlicher Grundlage. Geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO (EU-SCCs). Ergänzende technische Schutzmaßnahmen.

§ 10 Löschung und Rückgabe

Löschung innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf der Exportfrist. Bestätigung auf Anfrage in Textform.

§ 11 Meldepflichten

Meldung an Kunden: unverzüglich, spätestens 24 Stunden nach Kenntnisnahme einer Datenschutzverletzung.

§ 12 Datenschutzbeauftragter

Erreichbar unter: datenschutz@remstalsoftware.de